MINI-CURSO
REDACCIÓN PROFESIONAL DE NEGOCIOS

Tercera y Última Parte
PULIENDO MI DOCUMENTO

En la primera parte de este mini-curso, aprendimos cómo planear la redacción de un documento de negocios. En la segunda, cómo escribir un buen borrador. En la tercera y ultima parte, hacemos un pequeño compendio de diversos consejos y técnicas que nos ayudarán a pulir nuestra redacción y obtener un documento de alta calidad.

Si por cualquier razón no recibió la primera y/o segunda parte de este mini-curso, suscríbase a nuestro boletín y le enviaremos instrucciones para descargar el mini-curso completo en formato PDF (para Acrobat Reader). Así lo podrá imprimir y tenerlo como referencia cada vez que escribe. Solo envíe un mensaje en blanco a redaccion@SubscribeMeNow.com.

Los aspectos que aquí se tratan son:

Siempre que se pueda use un Estilo Activo.
Un lenguaje claro y específico es mejor.
Lenguaje común y corriente. Simple, preciso y directo.
Palabras reales para que todos entiendan.
Cuidado con el desorden y las palabras que van “de más”.
Las frases muy largas y difíciles de entender.
Herramientas que cualquier buen redactor debe tener a la mano.

1.- Siempre que se pueda use un Estilo Actvo.

No hay como el lenguaje activo para comunicar eficazmente su mensaje y sus ideas. Cuidado con un estilo pasivo; puede debilitar su redacción, además de confundir y aburrir a su lector.

¿A qué nos referimos?

Será más claro con un ejemplo:

Pasivo: Después de que el equipo de ventas fue capacitado en idiomas, las metas del departamento fueron alcanzadas.

Activo: Después de que el equipo de ventas se capacitó en idiomas, el departamento alcanzó sus metas.

Recuerde: El “Actor” HACE la “Acción”.

¿Otro ejemplo?

Pasiva: Agradecería si me pudieras hacer llegar tu informe lo más pronto posible.

Activo: Por favor hazme llegar tu informe lo más pronto posible. Gracias de antemano.

Note cómo el estilo activo tiene más fuerza y comunica mejor.

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2.- Un lenguaje claro y específico es mejor.

Usar un lenguaje claro y específico, también ayuda a que su lector comprenda mejor su mensaje. Entre más preciso y específico sea el lenguaje que usa, más información le estará dando a su lector.

¿Un ejemplo?

Lenguaje vago: El equipo de ingeniería fue a México a una junta.

Lenguaje específico: El equipo de ingeniería fue a México para reunirse con el Departamento de Nuevos Proyectos de Ford.

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3.- Lenguaje común y corriente. Simple, preciso y directo.

En ocasiones tendemos a usar palabras y formas demasiado formales, pomposas y/o complicadas. Esto hace que nuestro lector a veces tenga que “traducir” el mensaje a un lenguaje más común. Esto representa una pérdida de tiempo para él y puede también perjudicar el impacto de su mensaje. ¡Tenga cuidado con esto!

Escoja palabras que comuniquen su mensaje lo más precisa, simple y directamente posible; que su lector pueda comprender sin problemas. Acuérdese de la primera parte del mini curso: SIEMPRE CONSIDERE A SU LECTOR CUANDO ESCRIBE.

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4.- Palabras reales para que todos entiendan.

Evite lenguaje “especializado”, particular a un grupo y/o empresa, o la jerga y el caló.

Los mensajes de negocios muchas veces están llenos de tecnicismos, abreviaciones, acrónimos y palabras que solo tienen sentido para un grupo particular y que en algunos casos, ¡ni siquiera aparecen en algún diccionario o glosario!

No se arriesgue a que no comprendan su mensaje. Visualice a su lector y pregúntese, ¿comprenderá mi mensaje con los términos que utilicé?

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5.- Cuidado con el desorden y las palabras que van “de más”.

No se trata de qué tan largo es el documento, cuántos párrafos o qué tantas palabras tiene; se trata de cómo están organizados y de cuántas palabras, frases y/o párrafos son innecesarios.

A menudo usamos muchas más palabras de las que realmente necesitamos para transmitir nuestro mensaje. Es increíble como frecuentemente se pueden quitar párrafos enteros y ¡hacer más claro un mensaje!

Revise bien su documento y elimine todo lo que va “DE MÁS”.

TIP: Si puede, use una sola palabra para expresar una idea.

Resolvió el conflicto de una manera eficaz.
Resolvió el conflicto eficazmente. (rápidamente cambiamos 4 palabras por 1)

TIP: Evite repeticiones y redundancias. Vea las herramientas en el punto 7.

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6.- Las frases muy largas y difíciles de entender.

Está comprobado que la mayoría de la gente tiene que leer más de una vez frases que contienen más de 28-30 palabras.

Si en su redacción existen frases largas, trate de formar varias frases cortas.

UNA BUENA REGLA A SEGUIR: trate que la longitud promedio de sus frases sea de entre 17 y 24 palabras. Cuide que cada enunciado contenga dos ideas a lo más. En caso de que esté usando lenguaje especializado, se recomienda reducir la longitud de sus frases a 15-18 palabras.

Si no le queda otra mas que usar una frase larga: use conectores (conjunciones) y/o la puntuación correcta.

TIP: Al usar frases cortas dependemos menos de los diferentes signos de puntuación y su correcta aplicación. Las reglas de puntuación son muchas y bastante complicadas. Usar frases cortas reduce el uso de puntuación y nos evita problemas.

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7.- Herramientas que cualquier buen redactor debe tener a la mano

Indispensable:

Diccionario del idioma en el que se escribe
Diccionario de Sinónimos (Tesauro)

Deseable en función de su área profesional:

Manual de Estilo (que incluya reglas de puntuación)
Diccionario de conjugación (cuando se redacta en español o francés puede ser muy útil)
Diccionario de Incorrecciones del Idioma
Diccionarios y Glosarios Técnicos
Diccionarios Multilingües

Si necesita que le recomendemos algún recurso no dude en contactarnos.

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