MINI-CURSO
REDACCIÓN PROFESIONAL DE NEGOCIOS

Segunda Parte
ESCRIBIENDO MI BORRADOR

Antes de hacer una obra maestra, un buen pintor siempre hace uno o más bocetos; un buen redactor, hace uno o más borradores. Si planeó bien el documento, esta tarea se le facilitará mucho. Ya planeó su carta, ¿verdad?

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Los aspectos que aquí se tratan son:

Revise su Plan.
El párrafo de apertura o introducción.
Usando palabras y frases de transición.
Cuándo, Cómo y Porqué usar listas.
La conclusión y el cierre.

1.- Revise su Plan.

Antes de empezar a escribir, revise cuidadosamente su Plan. Esto es particularmente importante por dos razones:

>> Una segunda revisión a su Plan le permitirá detectar posibles inconsistencias. De ser así, es muy importante corregirlas antes de empezar con el borrador.

>> Leer su Plan nuevamente le ayudará a tenerlo fresco en su mente al momento de empezar a escribir. Esto le facilitará mucho esta tarea.

Para asegurarse que su Plan funcionará, al momento de estar revisándolo, hágase las siguientes preguntas:

    - ¿Definí claramente cuál es el propósito principal de mi redacción?        INFLUENCIAR O INFORMAR

    - ¿Me puse en el lugar de mi lector y consideré su punto de vista?

    - ¿Mi Frase Clave expresa exacta y claramente qué es
       lo que quiero que mi lector sepa o haga?

    - ¿Mis Frases Resumen conjuntan correctamente las ideas
      e información que necesito para transmitir mi mensaje y
      lograr su propósito?

    - ¿Incluí toda la información necesaria?

    - ¿Excluí toda la información innecesaria?

    - ¿Organicé la información de una manera lógica y efectiva
       (desde el punto de vista del receptor del mensaje)?

Si responde “No” a alguna de estas preguntas, considere revisar su Plan nuevamente antes de empezar con su borrador.

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2.- El párrafo de apertura o introducción.

El Párrafo de apertura o introducción es único y frecuentemente puede ser el más importante de todos los que escribirá en su documento. Es en este párrafo donde Usted debe captar la atención de su lector, expresar claramente sobre qué se escribe y dar el tono adecuado a su mensaje.

Los siguientes puntos le servirán para establecer un criterio que le ayudará a lograr un Párrafo de Apertura efectivo.

Un Párrafo de Apertura Efectivo debe:

> Hacer contacto personal y darle el tono adecuado a nuestro mensaje, en función del motivo del mismo.

> Captar la atención del lector.

> Incluir la Frase Clave e informar claramente al lector de qué se trata el documento.

> No ser de más de 3 o 4 frases.

Existen algunos otros aspectos que pueden ayudarle a lograr Párrafos de Apertura efectivos; pero si Usted sigue el criterio antes mencionado, estará favoreciendo ampliamente la obtención de un buen resultado.

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3.- Usando palabras y frases de transición.

Para lograr que su documento se pueda leer con fluidez y se entienda mejor, es importante usar palabras y/o frases de transición.

Las frases y palabras de transición le permiten ir conectando las diferentes ideas y datos que se expresan en su redacción de una manera práctica y fluida. Ejemplos:

- En español: “Como Usted sabe…”, “Sin embargo…”, “Particularmente…”, “A menos que…” y muchas más.

- En inglés: “As you know…”, “Furthermore…”, “However…”, “In other words…” y muchas más.

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4.- Cuándo, Cómo y Porqué usar listas.

Cuando Usted lee un documento de negocios no lo hace como si fuera una novela. Al leer un documento de negocios Usted normalmente busca rápidamente identificar el motivo del escrito y la información importante.

Muchas veces, si únicamente organizamos los datos en párrafos escritos en prosa simple, la información y el mensaje se pueden volver confusos. Esto se vuelve aún más notorio, entre más complicado y técnico es el documento. Por lo anterior, frecuentemente se recomienda el uso de listas.

Tenga en cuenta que en un documento de negocios, cuando se presentan tres o más piezas de información relacionadas entre si, uno puede – y muchas veces debe - usar listas.

Las listas son más efectivas que los párrafos en prosa simple porque:

    > Comunican información más rápida y efectivamente

    > Nos ahorran tiempo de escritura

    > Reducen el riesgo de cometer errores de estructura y puntuación

IMPORTANTE: al usar listas en sus documentos de negocios, asegúrese de distribuir el contenido de las mismas de una forma organizada y uniforme, de tal manera que la información sea fácil de encontrar y entender. Si su lista contiene muchos elementos y puede agruparlos en subcategorías, hágalo.

Sobre la puntuación en las listas: use el punto “.” final en sus listas cuando por lo menos uno de los elementos de las mismas sea de más de una oración completa.(e.g. vea la siguiente lista “Un buen cierre”)

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5.- La conclusión y el cierre.

Esta parte también es muy importante. Todo lo que le hemos enseñado en la parte uno y dos de este mini-curso, está enfocado a influenciar a alguien para que haga algo o informar a alguien acerca de algo por medios escritos. El último párrafo de su redacción juega un papel clave para este propósito: debe de ayudar a reforzar y redondear lo que se expresa en su documento.

Un buen cierre:

    - Hace un último contacto personal con el lector. Esto es
      particularmente importante cuando Usted trata de influenciar.

    - En algunos casos puede usarse para recapitular la idea principal.

    - Se asegura de que no queden cabos sueltos.

    - Le informa al lector qué sucede después. Si el resultado
      de la lectura del documento debe ser una acción,
      lo asienta claramente.

    - Utiliza un lenguaje específico con relación al mensaje
      que se desea transmitir.

¿QUIERES SABER CÓMO PULIR SU BORRADOR Y USAR EL LENGUAJE A SU FAVOR PARA OBTENER UN DOCUMENTO DE ALTA CALIDAD? ESPERE LA TERCERA Y ÚLTIMA PARTE DE NUESTRO MINI-CURSO.

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