MINI-CURSO
REDACCIÓN PROFESIONAL DE NEGOCIOS

Primera Parte
PLANEANDO MI REDACCIÓN

Así como una casa necesita de un plano para poder ser construida, un documento de negocios necesita de un plan para lograr sus objetivos. El propósito principal de esta primera parte de nuestro mini-curso, es proporcionar los pasos a seguir para planear todo tipo de cartas, memorandums, reportes y correos electrónicos de negocios.

Los aspectos que aquí se tratan son:

Defina claramente cuál es el propósito del documento que va a redactar.
El proceso de comunicación es un proceso de 2 vías.
Componga su frase clave.
Qué información incluir.
Organice los diferentes elementos en función de su lector.

1.- Defina claramente cuál es el propósito del documento que va a redactar.

El primer paso y uno de los más importantes para poder lograr una redacción de negocios efectiva y profesional, es definir con precisión: cuál es exactamente el propósito de su documento. Los siguientes puntos le ayudarán a lograr esto:

- Tenga muy en cuenta que es indispensable definir EXACTAMENTE qué es lo que quiere lograr con su documento antes de escribirlo. Solo así podrá comunicar su mensaje de una manera clara, sin que se preste a malas interpretaciones y lograr los resultados que busca.

- El propósito principal de la redacción de negocios siempre cae en una de las siguientes categorías: influenciar al lector a que haga algo o informar al lector acerca de algo. Sabiendo esto, defina claramente cuál es SU propósito.

- Frecuentemente se tienen más de un solo propósito al redactar una carta de negocios; sin embargo, si estos propósitos tienen un “peso” equivalente, estos pueden terminar compitiendo uno con otro por la atención del lector y esto resultar en la no obtención del resultado que se busca. SIEMPRE defina claramente cuál es la intención principal de su documento.

- Si necesita comunicar dos ideas importantes con un “peso” equivalente, considere escribir dos cartas en vez de una.

Nunca se podrá insistir demasiado en este punto: Si no define y expone claramente cuál es el propósito principal de su escrito, probablemente no obtendrá la atención necesaria, se podrá prestar a confusiones o peor aún, terminará en la basura!

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2.- El proceso de comunicación es un proceso de 2 vías y se logra cuando su mensaje ha sido recibido y entendido. Si su mensaje no es claro para el receptor, probablemente no recibirá la respuesta que requiere o en algunos casos, ni siquiera recibirá una respuesta.

Este proceso de 2 vías muchas veces falla porque no nos detenemos a pensar en el receptor de nuestro mensaje. Póngase en el lugar de su lector y hágase las siguientes preguntas:

¿Estará interesado en esta información? ¿Conoce sobre el tema? ¿Puede mi mensaje hacerlo sentir incómodo? ¿Está esperando oír de mí? ¿Me considerará como un experto en la materia expuesta? ¿Es probable que considere lo que tengo que decir útil? ¿Conoce mi opinión acerca del tema expuesto? ¿Tiene ya un punto de vista específico acerca del tema que se expone? ¿Es presumible que esté de acuerdo conmigo? ¿Encontrará mi mensaje incomodo o amenazador? Y algunas otras…

Si no conoce a su lector se puede hacer preguntas como:

¿Es mi receptor una persona que toma decisiones? ¿Es una persona ocupada? ¿Es probable que reciba muchas cartas como la mía? ¿Necesita mi lector de mis bienes o servicios?

Al responder estas preguntas o hacer conjeturas acerca de ellas (muchas veces no tendremos todas las respuestas) Usted podrá ponerse en el lugar de su lector y pensar en cuál es la mejor forma de hacerle llegar su mensaje para lograr su propósito.

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3.- Ahora que tiene claro cuál es el propósito de su carta y quién es su receptor, COMPONGA SU FRASE CLAVE.

En un escrito de negocios bien redactado el mensaje más importante debe ser tan claro que su lector lo pueda identificar sin problemas.

Recuerde que normalmente sus lectores son gente ocupada y que no tienen tiempo de adivinar qué es lo que usted quiso decir. Es trabajo del redactor expresar su mensaje más importante claramente. Por lo anterior usted debe de estar dispuesto a componer una frase clave completa y clara. Para lograr esto piense en la frase que usted utilizaría si solo tuviera 3 segundos para expresar su mensaje: esa es SU FRASE CLAVE.

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4.- Bien, a estas alturas usted ya sabe cuál es el propósito de su carta, quién es el receptor de su mensaje y ya tiene su frase clave; ahora es tiempo de decidir qué información hay que incluir en su escrito.

Para lograr esto haga lo siguiente:

a) Haga una lista de los hechos, datos e ideas que necesita para comunicar su mensaje.

IMPORTANTE: en este punto del proceso es necesario que usted escriba rápidamente los hechos e información necesaria. No bloquee el flujo de ideas evaluando los elementos de su lista; ya tendrá tiempo de hacerlo después de terminarla.

b) Una vez que complete su lista, agrupe los diferentes puntos en categorías o puntos clave.
c) Una vez que tenga sus diferentes categorías (o puntos clave) escriba una frase que resuma cada una de ellas y ponga los diferentes puntos de su lista debajo de cada una de las frases que escribió.

Las “frases resumen” deben reflejar el contenido de cada categoría de una manera clara y decirle sin rodeos al lector porqué son importantes.

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5.- Finalmente organice sus “frases resumen” en el orden que mejor se adecue para lograr el propósito de su carta, en función del lector que la recibirá y con toda la información y hechos necesarios para transmitir su mensaje claramente y de una manera ordenada y profesional.

¿QUIERE SABER COMO REDACTAR UN BORRADOR Y LUEGO PULIRLO PARA OBTENER UN DOCUMENTO DE ALTA CALIDAD? ESPERE LA SEGUNDA Y TERCERA PARTE DE NUESTRO MINI-CURSO? O...

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